想要高效率地管理、控制时间，分派是一项绝对必要的手段。它是一种尤为重要并能帮你成功的活动。为了达到有意义的目的、成为有效率的管理者，需要优先把时间用在有意义的活动上，而取代很多无意义的或次要的活动。

很多人曾试图延长他们的工作时间，以完成更多的工作。实践证明，那样做是有害无益的，工作会不断地扩展，以填满它能得到的时间。工作不是固体，它像是一种气体，会自动膨胀，并填满所有多余的空间，作为组织中的个体，你什么时间能将它做完呢？

当跟不上进度时，你应该立刻向更高级管理者汇报。当管理者向更高级管理者汇报问题的时候，应当有一个弥补行动的计划。更高级管理者期望了解问题，但更期望了解解决问题的办法。你要向上司指出引起延误是什么原因。

只有了解了症结所在，才能对症下药，解决问题。下面进行调整，可召开一个部门会议，征求大伙的建议。假如不可以解决整个问题，就寻求妥协的方法。假如别无他法，失去的时间不可留住，就向更高级管理者提交一份修订过的日程表。

你需要决定花多少时间来工作，需要委派其他人去做次要活动，并以特别要紧的活动来填补空出的时间。特别要紧的活动，是指那些能带来更多的报酬、获得要紧的成就、使你向个人和企业的目的迈进的活动。

当然，大概你已经为工作做出了最大努力，但工作进度仍然缓慢下来。事实上，无论事先多么小心，每一个管理者都会遇见生产进度问题，当跟不上进度时，你该如何解决？急躁，报怨……后果只能减少你在下属心目中的地位，失去你在工作能力方面的魔力，与其如此，不如找出解决这类问题的办法，以展示我们的管理魔力。

假如你能把你的各种活动分类，或许你会发现有20%是尤为重要的活动，它会给你带来80%的成就；其余80%的活动，由要紧活动、无关紧要但需要做的活动、无关紧要的活动和非必须的活动组成。从理论上讲，你可以省去80%的活动，而仍保留80%的成就。那就是：排除5%〜10%的非必要活动；委托别人做一些事。这将为你腾出20%〜50%的时间。然后，用这类空出来的时间，去完成特别要紧的工作，如作计划、考虑改革项目。

时间管理专家并不鼓励管理者为解决时间问题，而延长工作时间。延长工作时间，不只影响家庭和社会生活，还能减少工作的效率，由于管理者把晚上当作白天的延伸。假如一个计划到下班时还没有写完，或许管理者会耸耸肩对自己说：“我会在晚上把它写完。”或许你宁可如此做，也不愿借助下班前的那十五分钟好好地赶完工作；或者你不想匆忙行事，并将自己置于重压之下；或者你不想把工作硬塞给其他人。但延长工作时间，只能耽搁需要做的事。假如你有一个较大的时间容器，你就能在里面塞入更多的活动，而你也会如此做。但这是工作狂的本性。而当爆炸最后到来时，你也是唯一的受害者。

需要优先把时间用在有意义的活动上，而取代很多无意义的或次要的活动。